Teamsitzungen – bitte nicht!

Vorabdruck: Artikel für die Ausgabe BuchMarkt 02/20

Wir kennen Sie doch alle. Die Teamsitzungen, die regelmäßig in den Unternehmen stattfinden. Die Mitarbeitenden fragen sich oft, ob solche Treffen nicht reine Zeitverschwendung sind und sie überhaupt produktiv sind.

Keine neuen Informationen

Oft verbringt man sehr viel Zeit in Besprechungen, um anderen Teilnehmenden dabei zu zuhören, was man selber schon weiß und was die anderen Teilnehmenden auch schon wissen.

Oft werden auch Informationen von Mitarbeitenden in den Besprechungen erst gar nicht an die anderen Teilnehmenden weitergegeben.

Oft dienen Besprechungen nur zum „Abnicken“ von Entscheidungen, die bereits im Vorfeld von der Geschäftsführung gefällt worden sind. Die Geschäftsführung versucht in diesen Teamsitzungen ihre Entscheidungen mit Hilfe der Teilnehmenden noch einmal zu „untermauern“. So erarbeiten die Mitarbeitenden Lösungsvorschläge, die die Geschäftsführung bewusst steuert. Hierbei verkündet bereits am Anfang der Teamsitzung die Geschäftsführung oder die Sitzungsleiterin oder Sitzungsleiter ihre Meinung über bestimmte Themen der Sitzung. Das Ziel für eine solche Vorgehensweise ist die Erzeugung eines „Wir-Gefühls“. Das Gefühl der Gruppe, das man gemeinsam eine Lösung erarbeitet und gefunden hat.

Das Ergebnis: Die getroffenen Entscheidungen sind bestenfalls annehmbar und schlimmstenfalls schlecht.

Welche kleinen Veränderungen können eine Teamsitzung erfolgreich machen?

Immer vorausgesetzt, die Vorgesetzte oder der Vorgesetzte ist offen für Veränderungen.

• Bitten Sie alle Teilnehmenden sich auf die Besprechung vorzubereiten. Jeder Teilnehmende informiert die Kolleg*innen zu seinem Thema. Dies ist in der Praxis eher die Ausnahme als die Regel. Besonders wirksam ist dieses Vorgehen bei Besprechungen, die neue Ideen hervorbringen sollen. Es kommen hierbei alle Teilnehmenden zu Wort.
• Alle Teilnehmenden werden in der Sitzung aufgefordert, für einige Minuten im Stillen über Ideen nachzudenken. Die Ideen werden aufgeschrieben und den Teilnehmenden mitgeteilt.

Durch ein solches Vorgehen ist jeder Teilnehmende gefordert. Die eher zurückhaltenden Mitarbeitenden kommen ebenfalls zu Wort.

• Der Leiter oder die Leiterin der Besprechung, in vielen Fällen die Geschäftsführung, spricht als die letzte Person.

Der Vorteil bei diesem Vorgehen: die Vermeidung der Einflussnahme durch den Leiter oder die Leiterin der Sitzung.

Denn oft schließen sich automatisch Teilnehmende der Meinung der Führungsperson an (kontraproduktiv).

• Eine Checkliste aufzustellen ist eine weitere Möglichkeit eine Teamsitzung effektiv zu gestalten: Sind die richtigen Teilnehmenden eingeladen? Sind die verschiedenen Fachkenntnisse vertreten? Gibt es auch Teilnehmende, die Einwände formulieren können und den Mut haben, diese zu äußern?

Sitzordnung und Platzwahl

Untersuchungen von Juliet Zhu und J.J. Argo haben ergeben, dass Teamsitzungen, die in einem Kreis stattfinden, eher das Anschlussbedürfnis der Teilnehmenden fördern.

Die Teilnehmenden lassen sich eher durch Botschaften und Vorschläge beeinflussen.

Das kollektive Ziel rückte in den Mittelpunkt. Die kreisförmige Sitzordnung erzeugt eine kooperative Atmosphäre.

L-förmige oder rechteckige Sitzordnungen zielen dagegen eher auf die einzelne Person und auf deren Individualität ab.

Sollte der Teamleiter oder die Teamleiterin das Ziel haben, die Teilnehmenden zu individuellen Handlungen aufzufordern, dann ist die rechtwinklige oder rechteckige Sitzordnung die bessere Alternative.

Je nach Ziel der Teamsitzung sollte entschieden werden, wie die Teilnehmenden Platz nehmen. So besteht auch die Möglichkeit, innerhalb der Teamsitzung, je nach Ziel, die Sitzordnung zu ändern.

Weiterhin ist durchaus effektiv die Platzwahl zu steuern („Gleich und Gleich gesellt sich gern“). So kann schon eine Veränderung durch das Aufstellen von Platzkarten den Erfolg einer Teamsitzung steigern.

Ihr Christoph H. Honig – Beratung für den Buchhandel